Avete la necessità di cambiare ufficio e non sapete da dove iniziare?
Un cambiamento richiede organizzazione e pianificazione, soprattutto quando si tratta di un cambio di ufficio. I preparativi si svolgono parallelamente alle normali attività dell’azienda, in quanto sarebbe dannoso chiudere le porte per organizzare l’intero trasferimento nella nuova struttura.
Tuttavia, è possibile terminare l’orario di ufficio e iniziare un’altra giornata di lavoro in una nuova società, senza problemi e senza influire sulla produttività.
Con i suggerimenti che cercheremo di darvi, la pianificazione e l’organizzazione del trasloco saranno più facili.
Preparare il nuovo ufficio
A seconda degli adattamenti richiesti, sarà necessario riservare alcuni giorni per preparare tutto nella nuova sede per accogliere i dipendenti e l’intera struttura. Dovrete pianificare con largo anticipo, ristrutturazioni, installazioni elettriche, connessione internet, connessioni telefoniche, etc.
E assicuratevi di poter utilizzare gli stessi mobili dell’ufficio attuale e di determinare con precisione quali e dove saranno le nuove aree di lavoro, in modo che il personale possa iniziare a lavorare rapidamente fin dal primo giorno.
Organizzazione del cambiamento nell’ufficio attuale
Un aspetto importante, e da non sottovalutare è quello di far sapere ai dipendenti la data precisa del trasloco, in modo che abbiano il tempo di organizzarsi e anche di evitare preoccupazioni. Il processo sarà più semplice se ogni persona sarà responsabile della conservazione dei propri beni e materiali di lavoro. È anche un buon momento per archiviare documenti che non vengono usati quotidianamente e scartare ciò che non è necessario nel nuovo ufficio, un po’di decluttering fa sempre bene. Per fare ciò, consigliamo di distribuire scatole ed etichette di cartone, ciò semplificherà il trasferimento del materiale nella nuova società.
Computer, telefoni e altri dispositivi elettronici devono essere conservati con cura, dapprima avvolti in una pellicola a bolle d’aria e poi riposti in custodie robuste. Contrassegnate questo materiale come fragile ed etichettatelo. Ci raccomandiamo che conserviate tutti i cavi e le connessioni nella stessa scatola in modo che non vengano persi.
Iniziate a riempire gli scatoloni con i materiali che non vengono utilizzati quotidianamente, lasciando infine quelli indispensabili alla routine del lavoro. Pertanto, le attività potranno seguire normalmente.
Iniziare a spedire i materiali il prima possibile
Alcune società possiedono veicoli che possono trasportare mobili e oggetti più grandi. In caso contrario, il punto successivo dell’elenco è definire i mezzi per traslocare nel nuovo ufficio.
È consigliabile contattare un’azienda specializzata nei traslochi e nelle spedizioni di grandi carichi. Richiedete un preventivo dettagliato e vagliate più opzioni. A questo punto, è necessario negoziare il carico e lo scarico delle scatole e vedere se sarà necessario smontare e assemblare i mobili. Verificate inoltre se sia necessaria l’attrezzatura da sollevamento, se qualche mobile o struttura non si adatta all’ascensore o non è accessibile dalle scale.
Il giorno del trasloco
È molto importante che ci sia una persona responsabile per monitorare il carico nell’ufficio che state lasciando e lo scarico nella nuova struttura. Pertanto, le scatole e i mobili possono già essere posizionati nelle aree corrette. Assegnate anche un professionista al vostro team per assemblare i computer in modo che i dipendenti dispongano già dell’attrezzatura installata correttamente.
Con questa procedura dettagliata il trasloco aziendale sarà più facile senza dover interrompere le attività lavorative, basterà pensare ad una pianificazione dettagliata, prendendo in considerazione i suggerimenti di cui sopra e iniziare ad inscatolare.