Allestire una fiera rappresenta una delle componenti più importanti del marketing aziendale, perché concede agli espositori la possibilità di incontrare centinaia di potenziali clienti, il tutto in pochi giorni e nello stesso posto.
Le fiere sono eventi preziosi per qualsiasi azienda, visto che sono in grado di guidare ed orientare gli acquisti: osservare la presentazione e la promozione di un prodotto presente in fiera influirà pesantemente sull’eventuale acquisto dello stesso da parte del cliente, perché un evento face to face possiede una forza ed un impatto maggiore rispetto alla pubblicità tradizionale, proveniente da giornali, radio tv ed Internet.
Per le realtà aziendali, ospitare una fiera rappresenta quindi il modo perfetto per farsi conoscere, ampliare e consolidare il proprio mercato di riferimento.
La pianificazione di una fiera di successo richiede ottime doti organizzative, creatività e capacità nel saper reagire di fronte a problemi, imprevisti e difficoltà, e non è un’operazione semplice ed immediata.
In questo articolo vedremo alcuni passaggi da seguire per organizzare una fiera di successo. Iniziamo.
- Determinare gli obiettivi
Gli obiettivi principali, quando si parla di espositori in fiera, sono rappresentati dall’accrescimento del marchio, dalla generazione di contatti e dalla costruzione di relazioni. Questi ed altri obiettivi prefissati dall’azienda hanno dunque la precedenza sul resto, ed andranno individuati e perseguiti al meglio, in modo da rendere la fiera un successo per il proprio business.
- Trovare il posto giusto e il partner giusto per le spedizioni della merce
Il luogo in cui si svolgerà la fiera dovrà rispondere alle esigenze dell’azienda. Lo spazio dovrà essere adeguato alle dimensioni del progetto, ed anche la posizione in cui si svolgerà la fiera riveste un ruolo importante, perché magari l’obiettivo è quello di attirare espositori da tutto il mondo e quindi sarà necessario scegliere un luogo più conveniente per tutti i soggetti coinvolti.
Sarà anche necessario individuare per tempo il partner giusto per le spedizioni della merce, Mar-Te International ad esempio offre servizi di trasporto materiale per fiere in tutta Europa e in molti paesi d’oltremare.
Il servizio fiere di Mar-Te assicura le attenzioni necessarie affinché vengano rispettate le tempistiche di consegna, di trasferimento da fiera a fiera, di rientro delle merci e delle eventuali procedure doganali di transito. Il ruolo dell’azienda che spedisce è un ruolo cruciale e fondamentale, per permettere che l’evento si svolga regolarmente e senza brutte sorprese, nel rispetto delle disposizioni di chi spedisce.
- Budget e sponsor
Il budget è fondamentale per la buona riuscita del progetto, perché permetterà di mantenere i costi sotto controllo. Avere piena conoscenza del prezzo delle varie voci che compongo una fiera (i costi che riguardano il noleggio dello spazio, l’esposizione in fiera, la spedizione, le spese per il personale e la promozione, ecc…) permette di evitare problemi ed è un aspetto spesso sottovalutato, soprattutto dalle realtà con poca esperienza in materia.
Altro aspetto cruciale è rappresentato dalla presenza di uno o più sponsor, che consentiranno il finanziamento della fiera e garantiranno un’apertura verso un pubblico più grande.
- Formare il team perfetto
Affinché sia possibile realizzare una fiera che funzioni, sarà necessario comporre un gruppo di lavoro forte, solido e competente, in grado di realizzare tutto ciò che si è pianificato. Riunire professionisti che abbiano esperienza nell’organizzazione di fiere è essenziale per il successo dell’evento, ed è un’operazione che richiede tempo e lavoro di selezione e formazione.
- Attrarre e coinvolgere
Il successo di una fiera è garantito dalla presenza di tante persone. Cosa fare quindi per invogliare i clienti a partecipare ad un evento del genere? Offrire un’esperienza coinvolgente, che sappia suscitare interesse ed intrattenere i partecipanti. Per farlo, ecco alcuni utili esempi: assicurare contenuti multimediali interattivi, visite guidate agli stand e demo dei prodotti, arricchendo l’offerta con attività ludiche che comprendano la presenza di giochi, concorsi, e figuranti.
- Follow up
Acquisire contatti e clienti è uno dei motivi che spingono un’azienda ad organizzare o partecipare ad una fiera. Bisognerà contattare il potenziale cliente il prima possibile, in modo che lo spettacolo offerto dalla fiera sia ancora ben presente nei suoi pensieri. I dati sulle relazioni con i clienti devono essere raccolti e condivisi con il team di vendita entro 48 ore dalla conclusione dell’evento, e rappresentano una grande opportunità per il business.
Conclusione
Realizzare una fiera ed esporvi i propri prodotti è un’opportunità eccellente per le aziende, vista la possibilità di incontrare nuovi potenziali clienti e di rafforzare i legami con quelli già esistenti, oltre al fatto di poter lanciare nuovi prodotti e servizi che aumenteranno il prestigio e la fama dell’azienda.
Al netto di quanto osservato precedentemente, la buona riuscita di una fiera è strettamente legata alla pianificazione ed alla preparazione dell’evento.